Gratis voorbeeld · voor sportscholen en PT-studio's

Inschrijfformulier sportschool: voorbeeld en wat erin moet

Zoekt u een voorbeeld van een inschrijfformulier voor uw sportschool of PT-studio? Hieronder zetten we op een rij wat er in een compleet formulier hoort — van persoonsgegevens tot SEPA-machtiging voor de automatische incasso. En u kunt het meteen als werkend digitaal formulier bekijken.

Bekijk wat erin hoort Open het werkende voorbeeld

Vrij te gebruiken overzicht Werkende demo erbij Ook voor PT-studio's

Inschrijfformulier · nieuw lid

Stap 2 van 4 · duurt ± 4 minuten

Naam

S. Jansen

Abonnement

Onbeperkt Daluren PT-pakket

IBAN (voor de automatische incasso)

NL00 …

Probeer het voorbeeld

Dit hoort in een compleet inschrijfformulier

Of het nu op papier staat of op een scherm: een inschrijfformulier voor een sportschool of PT-studio bestaat uit vijf onderdelen. Dezelfde opzet werkt ook als intakeformulier fitness. Gebruik dit overzicht gerust als checklist voor uw eigen formulier.

1. Persoonsgegevens

Voor- en achternaam
Geboortedatum
Adres, telefoonnummer en e-mailadres
Bij minderjarigen: naam en handtekening van een ouder of verzorger

Vraag alleen wat u echt nodig heeft — dat scheelt invultijd en het is ook wat de AVG van u vraagt.

2. Abonnements- of pakketkeuze

Gekozen abonnement of PT-pakket
Gewenste ingangsdatum
Looptijd en opzegtermijn, zwart op wit

Duidelijke voorwaarden op het formulier zelf voorkomen discussies achteraf aan de balie.

3. Gezondheidscheck vóór het sporten

Vragen in de geest van de PAR-Q, de bekende vragenlijst vóór fysieke inspanning:

Heeft u hartklachten of is dat ooit vastgesteld?
Pijn op de borst bij inspanning?
Wel eens duizelig tijdens het bewegen?
Gewrichts- of botproblemen die kunnen verergeren?
Gebruikt u medicatie die van invloed is op het sporten?

Let op: antwoorden op deze vragen zijn gezondheidsgegevens onder de AVG. Die horen nooit via gewone e-mail binnen te komen. Voor een intakeformulier personal training is dit deel meestal uitgebreider: doelen, blessurehistorie en trainingservaring erbij.

4. SEPA-machtiging voor automatische incasso

Wilt u de contributie automatisch incasseren, dan hoort er een machtiging bij met minimaal:

Naam van de rekeninghouder
IBAN
Het incassant-ID van uw sportschool (krijgt u via uw bank)
Datum en handtekening

Zonder deze onderdelen is de SEPA-machtiging niet compleet en kan een incasso worden betwist.

5. Akkoord huisregels en privacy

Akkoord met de huisregels en algemene voorwaarden
Verwijzing naar uw privacyverklaring
Eventuele extra's (zoals foto's voor sociale media) als aparte, vrijwillige vraag — niet verstopt in het algemene akkoord

Op papier of digitaal?

Op papier werkt dit overzicht prima. Maar een digitale versie vult sneller in, kan velden verplicht maken (geen half ingevulde formulieren meer), controleert het IBAN op typefouten en komt vanzelf op de juiste plek binnen — zonder overtypen.

Zelf maken of laten maken?

Eerlijk antwoord: zelf een digitaal inschrijfformulier maken kan prima. Met een goede formulierentool en het overzicht hierboven komt u een heel eind, zeker als u het leuk vindt om zoiets uit te zoeken.

Waar de avonden in gaan zitten: het formulier bouwen en testen, de doorstroom naar uw mailbox of overzicht regelen, en de AVG-kant uitzoeken. Dat laatste is bij een sportschoolformulier net even serieuzer dan gemiddeld: de gezondheidscheck levert gezondheidsgegevens op, en die horen nooit via gewone e-mail binnen te komen. Het formulierplatform is bovendien een verwerker, dus daar hoort een verwerkersovereenkomst bij.

Wilt u dat liever uit handen geven: dat is precies wat wij doen. Wij bouwen het formulier, richten de veilige doorstroom in en regelen de AVG-kant — inclusief uitleg en een korte werkinstructie voor uw team. Voor een vaste prijs: vanaf €450 eenmalig (introductieprijs), meestal tussen €450 en €750; het exacte bedrag hoort u na de gratis scan. Wilt u daarna dat alles bijgehouden wordt, dan kan dat vanaf €49 per maand, maandelijks opzegbaar.

Veelgestelde vragen

Mag de SEPA-machtiging digitaal?

Ja. Wij nemen de SEPA-machtiging op in het inschrijfformulier zelf: naam van de rekeninghouder, IBAN, uw incassant-ID, datum en handtekening in één keer, digitaal ondertekend. Geen los papieren machtigingsformulier meer aan de balie en geen onleesbare IBAN's die overgetypt moeten worden. De incasso zelf blijft gewoon lopen via uw bank of uw huidige pakket.

Werkt dit naast mijn ledenadministratie?

Ja. Wij bouwen de voorkant: het formulier waarmee een nieuw lid zich aanmeldt. Dat werkt naast welk pakket u ook gebruikt. Inzendingen staan in een beveiligde omgeving waar uw team met tweestapsverificatie inlogt — omdat er gezondheidsvragen in het formulier zitten, reizen de antwoorden nooit mee in een gewone e-mail. U kunt wel een melding krijgen dát er een nieuwe inschrijving klaarstaat, en u verwerkt die daarna in uw eigen systeem. Geen migratie, geen dubbele administratie.

Wat kost het?

Het instapproject (proces-scan + uw inschrijfformulier live) heeft een vaste prijs vanaf €450 eenmalig (introductieprijs), meestal tussen de €450 en €750 — het exacte bedrag hoort u na de gratis scan, vooraf en zwart op wit. Wilt u daarna dat alles blijft werken, dan is er een abonnement vanaf €49 per maand, maandelijks opzegbaar.